Revisão anual do eSocial 2025 exige atenção redobrada das empresas

No calendário fiscal brasileiro, a revisão anual do eSocial 2025 tornou-se a nova prioridade dos departamentos contábil e de recursos humanos. A antiga DIRF foi eliminada, mas o dever de cruzar dados e evitar multas continua — e ficou mais complexo.

Até o último dia útil de fevereiro, organizações de todo o país precisam conferir as informações enviadas ao eSocial durante o ano-calendário de 2025, consolidar os valores na DCTFWeb e, paralelamente, remeter ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) o Relatório de Transparência Salarial e Critérios Remuneratórios. O desafio envolve tecnologia, conformidade legal e igualdade de gênero.

Por que a data-limite de fevereiro permanece estratégica?

Fevereiro sempre foi sinônimo de DIRF — a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. Com a migração das obrigações para o ambiente digital, a DIRF desapareceu, mas não o prazo. A Receita Federal manteve o fim de fevereiro como momento de fechamento dos dados referentes ao ano anterior para que a malha fina eletrônica funcione sem sobressaltos.

Agora, tudo passa pelo eSocial, instituído em 2014 (Decreto nº 8.373) e integrado à DCTFWeb. É nesse ecossistema que a Receita cruza remunerações pagas, impostos recolhidos e contribuições previdenciárias. Se houver falha de preenchimento, o algoritmo sinaliza divergência imediatamente, gerando intimações eletrônicas que podem acarretar multas e correções com acréscimos legais.

O que mudou na prática com o fim da DIRF?

A extinção do Programa Gerador de Declaração (PGD) reduziu burocracia, mas elevou o nível de exigência sobre a consistência de dados mensais. Antes, a empresa podia corrigir informações concentradamente na DIRF anual. Agora, cada evento do eSocial (especialmente o S-1210, que registra pagamentos do trabalho) precisa nascer correto.

Além disso, a entrega eletrônica em lotes mensais transformou a DCTFWeb em declaração consolidada. Qualquer lapso contábil pode desencadear:

• Diferença de tributo a recolher, com multa de mora;
• Comunicações de inconsistência via e-CAC;
• Possível bloqueio de CND (Certidão Negativa de Débitos);
• Reflexos na declaração de Imposto de Renda Pessoa Física dos colaboradores.

Conferir o eSocial: passo a passo recomendado

Especialistas em compliance tributário sugerem um fluxo de verificação dividido em quatro etapas:

1. Extração de relatórios internos – gere espelhos da folha por competência e compare com os arquivos XML protocolados.
2. Revisão de eventos S-1210 – analise base de cálculo do IRRF, deduções legais e data de pagamento.
3. Consulta no e-CAC – confira se os valores de retenção batem com a apuração da Receita.
4. Correção tempestiva – utilize a função “Retificação” do eSocial antes de encerrar fevereiro. Retificações posteriores demandam reabertura de eventos e podem gerar juros.

Igualdade salarial: nova obrigação complementar

Enquanto a Receita controla tributos, o Ministério do Trabalho e Emprego acompanha a equidade de gênero graças à Lei nº 14.611/2023 e ao Decreto nº 11.795/2023. Empresas com 100 ou mais empregados têm de preencher, até 28 de fevereiro, um formulário extra no Portal Emprega Brasil com:

• Estrutura de cargos e salários;
• Métodos de promoção e critérios remuneratórios;
• Políticas internas para reduzir desigualdades.

Quando o sistema detecta discrepâncias remuneratórias entre homens e mulheres em funções idênticas, o empregador recebe notificação automática para apresentar plano de ação corretivo. A multa por descumprimento pode alcançar 3% da folha salarial, limitada a 100 salários mínimos, conforme o art. 461 da CLT.

Multas não se restringem ao MTE

No âmbito tributário, cada obrigação principal (imposto) tem acessória (declaração). Se a acessória falha, surgem penalidades como:

• Multa de R$ 20,00 por grupo de 10 ocorrências incorretas ou omitidas no eSocial;
• Multa de mora de 0,33% ao dia sobre o tributo não recolhido, limitada a 20%;
• Multa específica de até 2% ao mês sobre o valor informado incorretamente na DCTFWeb.

Já no campo trabalhista, além da penalidade de 3% da folha, existe risco de ações individuais por discriminação salarial, com pagamento retroativo das diferenças, juros, atualização monetária e indenização por dano moral.

Impacto na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física

Os informes de rendimentos precisam chegar ao colaborador até 27 de fevereiro. Se apresentarem divergência frente aos dados que a Receita já detém (via eSocial), o empregado cai na malha fina, mas quem causou o erro foi a empresa. Posteriormente, essa inconsistência volta ao empregador na forma de fiscalização.

Garantir a correspondência absoluta entre o informe e o campo “Total de Rendimentos Tributáveis” do evento S-1210 é, portanto, interesse mútuo de empregador e empregado.

Cases reais: lições sobre inconsistência de dados

1. Indústria têxtil (350 funcionários) – deixou de retificar pagamento de PLR a tempo. O sistema considerou remuneração comum, gerando IRRF maior. Após autuação, a empresa recolheu diferença com multa e teve de devolver a quantia aos empregados.

2. Startup de tecnologia (120 funcionários) – relatou bônus feminino em categoria errada. O algoritmo de igualdade salarial apontou diferença de 12% em relação ao quadro masculino. Resultado: assinatura de Termo de Ajustamento e criação de trilha de carreira unificada.

Governança de dados: caminho para a conformidade

Implementar governança significa adotar processos contínuos de mapeamento, validação e auditoria dos arquivos transmitidos. Três boas práticas ganham destaque:

1. Centralização de informações – mantenha tabela mestra de colaboradores, cargos e salários em software integrado à folha.
2. Auditoria automatizada – configure alertas para campos obrigatórios, códigos de Receita e rubricas especiais.
3. Treinamento interdisciplinar – contabilidade, RH e jurídico precisam conhecer simultaneamente legislação, leiautes e prazos.

Como aplicar correções retroativas sem ampliar riscos

Caso sejam detectados erros de 2025 no início de 2026, o procedimento recomendado inclui:

• Reabertura da competência no módulo de eventos periódicos;
• Envio do evento S-1298 (reabertura) e posterior S-1299 (fechamento);
• Emissão de DARF complementar via DCTFWeb, com cálculo automático de juros e multa;
• Arquivamento de toda a correspondência para eventual fiscalização futura.

Tecnologia como aliada: APIs e robôs de conferência

Empresas de maior porte têm recorrido a APIs que extraem dados do eSocial e cruzam com ERP internos. Há também robôs RPA que acessam o e-CAC, baixam relatórios de retenção e produzem dashboards preditivos de erro. Embora o investimento seja inicial, o retorno aparece na redução de autuações e na agilidade para emitir CND.

Custos invisíveis de não conformidade

A multa costuma ser o menor problema. Um processo administrativo fiscal pode bloquear incentivos fiscais, impedir participação em licitações e elevar a percepção de risco do mercado, encarecendo crédito bancário. No âmbito laboral, a exposição de disparidade salarial afeta reputação e atratividade de talentos.

Checklist final para o dia 28 de fevereiro

Para o eSocial:

• Revise eventos S-1210 do ano-calendário 2025.
• Valide código de categoria, rubricas e base de cálculo.
• Confronte valores com informes de rendimentos a serem entregues.
• Regularize divergências via retificação antes do fechamento.

Para o Relatório de Igualdade Salarial:

• Acesse o Portal Emprega Brasil.
• Insira dados de políticas de cargos, salários e promoções.
• Verifique indicadores de diferença remuneratória por gênero.
• Formalize plano de ação se houver distorções injustificadas.

Perspectivas futuras: o que esperar para 2026

A Receita Federal sinaliza aprimorar o cruzamento de dados utilizando inteligência artificial. Espera-se que o eSocial passe a exigir campos adicionais sobre benefícios flexíveis, enquanto o MTE planeja publicar relatórios públicos de igualdade salarial por setor. Dessa forma, a transparência tende a aumentar a pressão social por boas práticas.

Conclusão

A revisão anual do eSocial 2025 não é uma obrigação burocrática isolada; ela compõe a espinha dorsal da conformidade fiscal e trabalhista das empresas brasileiras. Ignorá-la pode significar multas, litígios e desgaste de imagem. Por outro lado, tratá-la de forma estratégica — com governança de dados, tecnologia e cultura de equidade — resulta em segurança jurídica, eficiência operacional e vantagem competitiva.

Portanto, quem cruzar a linha de chegada até o fim de fevereiro com informações consistentes e políticas salariais transparentes estará não apenas em dia com o Fisco e o MTE, mas também preparado para um mercado cada vez mais exigente em ética e eficiência.

Com informações de InfoMoney