O prazo informe de rendimentos IR chega ao fim nesta terça-feira (27), exigindo atenção redobrada de empreendedores, bancos, corretoras e operadoras de saúde em todo o Brasil. A data limite determina quem cumpre a lei e quem se arrisca a pagar multa por atraso ou inconsistências.
Ao longo deste artigo, você confere em detalhes quem está obrigado a entregar o documento, quais dados devem constar, como evitar penalidades e por que a mudança na faixa de isenção do Imposto de Renda impacta diretamente pequenos negócios. Tudo em linguagem clara, objetiva e otimizada para SEO.
Por que o informe de rendimentos é indispensável
O informe de rendimentos funciona como a “espinha dorsal” da declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). É nele que constam salários, bônus, férias, comissões e descontos de INSS creditados ao trabalhador ao longo do ano-calendário. A Receita Federal cruza essas informações com aquilo que o contribuinte declara, detectando rapidamente omissões e divergências.
Sem o informe, o colaborador pode enviar dados incorretos, cair na malha fina e, em casos extremos, ficar sujeito a autuações elevadas. Para o empregador, o descumprimento da obrigação também acarreta sanções imediatas: a multa mínima é de R$ 41,43 por documento, valor que cresce de acordo com o número de funcionários e a gravidade dos erros.
Quem está obrigado a entregar até 27 de fevereiro
O prazo vale para toda pessoa jurídica que tenha efetuado pagamentos sujeitos a retenção de Imposto de Renda ou de contribuições previdenciárias, entre elas:
• Microempreendedores Individuais (MEI)
• Microempresas (ME)
• Empresas de Pequeno Porte (EPP)
• Bancos e instituições financeiras
• Corretoras de valores
• Operadoras de planos de saúde
Mesmo quem não sofreu retenção deve apresentar o informe, caso tenha realizado qualquer pagamento tributável. A obrigatoriedade, portanto, abrange virtualmente todos os empregadores formais do país.
Passo a passo para emitir o documento
Emitir o informe de rendimentos não é tarefa complexa, mas exige atenção a detalhes técnicos. Veja um roteiro simplificado que ajuda a evitar inconsistências:
1. Levantamento de dados
Reúna holerites, comprovantes de férias, 13º salário, bônus e eventuais verbas rescisórias pagas no ano-base.
2. Consolidação
Some valores tributáveis e não tributáveis, destacando o INSS retido em cada parcela. A Receita exige precisão decimal: arredondamentos excessivos podem gerar divergência.
3. Identificação completa
Confirme nome, CPF e, no caso de empresas, CNPJ, para impedir que o arquivo seja rejeitado pelos sistemas de recepção.
4. Emissão e assinatura
Utilize software de contabilidade ou planilhas padronizadas. A assinatura eletrônica autenticada garante a validade jurídica.
5. Entrega
Envie em formato físico ou digital, observando que muitos colaboradores preferem PDF por ser fácil de armazenar. Guarde comprovante de envio por no mínimo cinco anos.
Principais erros que geram multa
As autuações mais frequentes surgem de falhas aparentemente pequenas. Entre os deslizes campeões estão:
• Omissão de rendimentos variáveis – Comissões pagas esporadicamente acabam esquecidas.
• CPF incorreto – Dígitos trocados travam o processamento.
• INSS somado junto aos salários – O desconto previdenciário precisa constar em campo próprio.
• Datas invertidas – Informar mês de pagamento como mês trabalhado cria disparidade de ano-base.
• Falta de centavos – Diferenças mínimas podem levar o documento à malha fina automática.
Cada erro pode gerar multa individual, multiplicando rapidamente a conta final para o empreendedor.
Multa: como é calculada e como pagar
O valor base da sanção, fixado em R$ 41,43, aplica-se a cada informe entregue fora do prazo ou com inconsistências não corrigidas. O montante pode escalar quando:
• O atraso supera 30 dias – Acréscimo de 1% ao mês sobre o imposto devido, limitado a 20%.
• Há reincidência – A Receita Federal pode dobrar a cobrança, dependendo do histórico do CNPJ.
• O erro é identificado em fiscalização presencial – Indícios de fraude elevam consideravelmente a penalidade.
Para quitar, o contribuinte gera Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) diretamente no e-CAC. Em atraso, a guia sofre juros da taxa Selic mais 1% relativamente ao mês de pagamento.
Nova faixa de isenção de até R$ 5 mil
Este é o último ano em que não há retenção de IRPF sobre rendimentos mensais de até R$ 5.000, conforme informado pela Receita Federal. A previsão do órgão é beneficiar cerca de 15 milhões de brasileiros, 80% deles empreendedores que atuam na base da pirâmide produtiva.
A versão atual da tabela reforça a política de redução das desigualdades, segundo o presidente do Sebrae, Décio Lima. Ao manter mais renda líquida no bolso de quem ganha menos, a medida estimula consumo, gira o comércio local e amplia a arrecadação indireta de impostos sobre circulação de mercadorias.
Imagem: André Gomes
Impactos econômicos para pequenos negócios
Empresas de micro e pequeno porte sentem duplo efeito da isenção: conservam capital de giro e observam seus colaboradores com maior poder aquisitivo. Isso reduz a rotatividade, melhora o clima organizacional e fortalece a cadeia de fornecedores regionais.
Contadores ouvidos pela reportagem ressaltam que o alívio no Imposto de Renda não dispensa planejamento fiscal. Cortar custos não significa ignorar obrigações acessórias, como o próprio informe de rendimentos. Pelo contrário: quem mantém escrituração atualizada sai na frente, evita multas e consegue linhas de crédito com juros menores.
O que fazer se o trabalhador não receber o documento
Ao notar que o informe não chegou até o fim do expediente de hoje, o colaborador deve:
1. Procurar o RH ou responsável financeiro
Muitas vezes o arquivo foi gerado, mas não enviado.
2. Formalizar solicitação por escrito
E-mail ou mensagem autenticada cria registro da demanda.
3. Denunciar à Receita
Caso a empresa não regularize em tempo, o trabalhador pode comunicar pelo canal “Fale Conosco” do órgão, anexando comprovantes da tentativa de contato.
Já o empregador, ao perceber a falha, deve emitir o documento imediatamente para reduzir juros incidentes sobre a multa.
Guarda de documentos por cinco anos
A Receita Federal recomenda arquivar o informe de rendimentos e demais comprovantes por ao menos cinco anos. O período coincide com o prazo decadencial para lançamento de créditos tributários, isto é, o tempo que o Fisco tem para revisar e cobrar diferenças.
Entre os papéis que não podem ser descartados estão:
• Holerites mensais
• Recibos de pagamento de bônus
• DARFs quitados
• Contracheques eletrônicos
• Declaração de desligamento
Manter tudo organizado facilita contestações futuras e acelera a liberação de certidões negativas, requisito comum em licitações e obtenção de financiamentos.
Perspectivas para a temporada de IRPF
Embora o calendário de entrega da declaração ainda não tenha sido divulgado, a expectativa é de que o prazo tenha início em meados de março, como ocorreu em anos anteriores. Especialistas recomendam que contribuintes revisem documentos ao longo de fevereiro para evitar correria de última hora.
Empresas que cumprirem o prazo informe de rendimentos IR estarão à frente, pois seus colaboradores poderão importar dados automaticamente no programa gerador da Receita, diminuindo erros de digitação e reforçando a transparência tributária.
Dicas de especialistas para empreendedores
Para fechar o ciclo de obrigações sem sustos, contadores sugerem boas práticas que vão além do envio pontual:
• Backup em nuvem criptografada – Protege dados sensíveis contra perda ou acesso indevido.
• Revisão cruzada – Compare valores do informe com recolhimentos de FGTS e folha de pagamento.
• Capacitação contínua – Atualize o time de RH sobre novas regras, como a faixa de isenção.
• Automação fiscal – Softwares validados reduzem digitação manual e alertam sobre inconsistências.
• Assessoria profissional – Consultoria contábil especializada custa menos que multas recorrentes.
Seguir esses passos garante reputação sólida e acesso a incentivos governamentais destinados a quem mantém boa conformidade fiscal.
Conclusão
O fim do prazo informe de rendimentos IR não é apenas uma data no calendário: representa o compromisso legal de cada empreendedor com a transparência e a justiça fiscal. Multas estão previstas, mas podem ser facilmente evitadas com organização. Ao cumprir a exigência, a empresa colabora para que mais de 15 milhões de brasileiros, agora beneficiados pela nova faixa de isenção, declarem seus rendimentos sem dores de cabeça.
Seja micro ou grande empresário, a lição é simples: documentação correta hoje significa tranquilidade amanhã. Cumprir o prazo fortalece a própria empresa, preserva a renda dos colaboradores e impulsiona a economia nacional.
Com informações de Agência Sebrae de Notícias
